Faire face à l’incertitude est un aspect inévitable de la vie d’une entreprise. Les changements incessants des marchés demandent en effet de plus en plus de réactivité et d’adaptabilité aux organisations. À cela est récemment venue s’ajouter la crise sanitaire, qui a induit de profondes réflexions sur les modes de travail. Dans cette situation, le manager est un acteur clé pour la mise en place les bons systèmes et réflexes face aux événements qu’il n’aurait jamais pu prévoir. Cela passe notamment par le pilotage de projet !
Pilotage de projet : se préparer à l’imprévisible
Selon le référentiel le plus utilisé au monde, le « Project Management Body of Knowledge », le pilotage de projet désigne un ensemble de stratégies et de postures managériales qui permettent de “prédire, comprendre et influencer, de manière constructive, les résultats de temps et de coût d’un projet ou d’un programme.”[1] Plus concrètement, cela représente un mode de management composé de différentes étapes permettant la bonne mise en œuvre d’un projet. Ces étapes vont de la structuration de l’équipe qui sera dédiée au projet à la présentation du projet fini, en passant par la définition des risques et des facteurs d’adaptabilité.
C’est justement ce dernier point qui rend le pilotage de projet pertinent en contexte incertain. L’incertitude est en effet un contexte particulier, caractérisé par le nombre d’éléments à prendre en compte, leur complexité, leur caractère soudain et inédit. Or, la stratégie de pilotage mise notamment sur la connaissance qu’a un manager des compétences de ses équipes ainsi que sur un haut niveau de confiance quant à leur capacité à s’adapter aux problèmes rencontrés. Si cette posture n’est pas toujours évidente à adopter, elle permet de répondre avec plus de flexibilité pour faire face à l’imprévisible.
Une posture d’analyse et de lâcher-prise
Si la stratégie de pilotage est si utile pour manager l’incertitude, c’est également parce qu’elle induit une posture managériale qui impulse une dynamique propice à l’adaptation. Cette posture est caractérisée par différentes caractéristiques essentielles. En premier lieu, il est important que le manager soit en capacité d’accepter l’incertitude et l’impossibilité de maîtriser totalement le futur. Ce travail, souvent d’ordre personnel, implique à la fois de renoncer à l’illusion de tout contrôler, mais aussi de mieux connaître et reconnaître les compétences des membres de son équipe. Particulièrement important, ce deuxième point est à la base du sentiment de confiance. Lorsque l’on sait avec certitude que ses équipes sont capables de faire face à l’imprévu, celui-ci perd de son aspect insurmontable et devient plus facile à gérer.
En second lieu, le pilotage de projet implique de la part du manager une position d’analyste de la situation, de l’organisation des équipes et des décisions prises. Cette démarche implique de constamment chercher à savoir d’où peuvent provenir les risques, mais aussi de réfléchir au fur et à mesure du déploiement du projet sur ce qui pourrait être optimisé et corrigé. Pas de fonctionnement tout fait et figé ici : au contraire, les membres de l’équipe doivent disposer de la flexibilité nécessaire pour remettre en question à tout moment la direction prise par le groupe.
En pratique : créer les conditions de l’adaptation
Comment exercer concrètement son rôle de manager en contexte d’incertitude ? Selon Thomas Royère, enseignant à l’ESCP Europe, la recherche en management permet de dégager quelques pistes de réflexion pour y parvenir [2].
- Prendre des moments de recul. S’il est tentant, en période d’incertitude, de rester constamment dans l’action, il est pour autant nécessaire de prévoir des plages de temps permettant au manager et à son équipe de faire le point sur la situation. Au-delà d’un simple point d’étape, ces moments doivent également permettre un véritable échange et une analyse commune de la situation. Dans une période où les repères sont bouleversés, ces instants sont précieux pour éviter un essoufflement des équipes.
- Garder un cap. Malgré l’imprévisibilité des événements, maintenir un plan d’action partagé semble particulièrement important. Si celui-ci doit être présenté dès le départ comme potentiellement voué à changer, avancer dans une direction précise permet de maintenir la motivation des équipes et le sens du changement.
- Accepter le risque d’erreur. Tout changement est également une opportunité d’innover. Rassurer ses équipes quant à leur droit à l’erreur est une bonne manière d’encourager la créativité des collaborateurs et de mettre en lumière les transformations bénéfiques qui peuvent découler de l’incertitude.
En synthèse ? Ces pistes de réflexion constituent un guide permettant de faciliter le management des équipes face à l’incertitude. Attention cependant, il n’existe pas de solution miracle ! Chaque entreprise et chaque manager se doit de s’approprier ces différentes propositions et de les adapter à la situation spécifique de son équipe. Pour cela, un accompagnement par un professionnel du conseil peut s’avérer nécessaire !
Références citées
[1] Project Management Institute. (2017). A guide to the project management body of knowledge.
[2] Royère, T. (2019). Manager dans un comportement incertain. Un rôle à jouer.
