Le courrier électronique est désormais l’outil principal de communication dans la quasi-totalité des professions et secteurs d’activités. Les cadres qui disposent de fonctions d’encadrement entre autres en sont les principaux utilisateurs. La gestion de leur messagerie occuperait 70% de leur temps de travail avec une consultation moyenne de 5 heures par jour et jusqu’à 6 fois par heure. Majoritairement équipés de technologies mobiles (ordinateurs, smartphones), ils sont les plus susceptibles d’y recourir, et ce, de manière continue. Mais quels impacts cela peut-il avoir sur ces professionnels ?
L’ambiguïté des effets de la messagerie électronique sur leurs utilisateurs
Promue pour sa rapidité et facilité d’utilisation, la messagerie électronique s’apparente à une ressource pour les salariés dans la réalisation de leurs activités. Elle favorise la collaboration en permettant d’étendre la communication et de multiplier les interlocuteurs, ce qui s’avère primordial pour la performance des organisations dans le contexte de mondialisation actuel.
Toutefois, l’usage de la messagerie électronique serait associé à un certain nombre de facteurs de risques des situations de travail : intensification du travail, accélération du rythme du travail, surcharge de travail, fragmentation du travail, brouillage de la frontière entre la vie professionnelle et personnelle… Ces facteurs sont assimilés à des contraintes organisationnelles et cognitives mais relèvent plus généralement des risques psycho-sociaux, à l’origine de la dégradation de la santé des salariés.
Télépression, Workaholisme : quelles conséquences de l’usage de la messagerie électronique sur la santé de l’humain ?
Suite à un usage massif de la messagerie électronique, des problématiques de santé au travail peuvent apparaitre. Du « stress de l’e-mail », au workaholisme, en passant par la télépression, l’intensité d’utilisation de la messagerie électronique est pointée du doigt comme étant responsable du développement de ces phénomènes. Le workaholisme, ou « addiction au travail » ferait notamment suite à l’imprévisibilité du travail et la nécessite de travailler dans l’urgence pour atteindre ses objectifs. La télépression au travail qui se traduit par le « fait de penser aux messages issus des outils numériques avec une pression ou envie submergeant le sujet d’y répondre » est facilitée par l’équipement technologique nomade qui engendre un cercle vicieux. Plus on reçoit d’e-mails et plus on est stressé de devoir y répondre le plus rapidement possible, et plus on est stressé de devoir y répondre et plus on va consulter sa messagerie pour éviter d’être submergé par l’accumulation d’e-mails non répondus.
Réguler l’usage de la messagerie électronique pour protéger la santé de ses collaborateurs
10 conseils pour réguler l’usage de la messagerie électronique et prévenir la santé de ses collaborateurs :
- Réfléchir à la pertinence de l’utilisation de l’e-mail par rapport au téléphone ou face à face : privilégier les échanges oraux pour une demande immédiate/complexe ou urgente
- Laisser ses outils numériques nomades au bureau lors des départs en congés
- Être clair et concis dans l’objet de l’e-mail
- 1 seul sujet dans l’e-mail
- Ne pas envoyer d’e-mail après 19h00 et avant 8h00
- Mettre des messages d’absence lors de ses congés
- Planifier des plages de consultation de sa messagerie dans son agenda
- Paramétrer l’affichage des e-mails : désactiver les alertes sonores et visuelles lors de la réalisation de tâches nécessitant de la concentration
- Instaurer un système de classement de ses e-mails
- Éventuellement, limiter l’accès de la messagerie électronique sur des amplitudes horaires définies
Des solutions existent, alors pourquoi ne pas les utiliser ?
La faisabilité de chacune de ces préconisations est à apprécier en fonction de la réalité de votre activité professionnelle et de ses enjeux.
En résumé, un outil indispensable au travail tel que la messagerie électronique pourrait avoir des répercussions durables sur la qualité de vie au travail de ses usagers. Il est important d’y être sensibilisé le plus tôt possible pour éviter l’émergence de ces facteurs de risque et la dégradation des situations de travail et de la santé des collaborateurs.
Pour aller plus loin : références
- Dose, E., Desrumaux, P., & Rekik, M. (2019). Télépression au travail, relation entre l’utilisation de la messagerie électronique au travail et les échanges leader-membres : rôles de la reconnaissance et de la charge de travail. Le Travail Humain, 82(2), 151-181. https://doi.org/10.3917/th.822.0151
- Créno, L., & Cahour, B. (2016). Les cadres surchargés par leurs emails : déploiement de l’activité et expérience vécue. Activités, 13(1). DOI : 10.4000/activites.2698
- Carsat (2012). Messagerie électronique et organisation du travail. Guide d’aide à l’évaluation des risques et à la recherche de mesures de prévention associées.
- Villette, J-C., & Tavani, J-l. (2020). L’email : contrainte ou ressource ? https://ekilibre-conseil.com/fr/email-contrainte-ou-ressource/
